Искусство современного тайм-менеджмента: лучшие техники в 2023 году

Зачем использовать тайм-менеджмент

Навыки тайм-менеджмента могут помочь вам сбалансировать противоречивые потребности в вашем времени. Знание того, как управлять этим бесценным ресурсом, может помочь вам:

• Снятие стресса и снижение уровня стресса.
• Максимизируйте свою производительность.
•  Следите за промежуточными задачами, необходимыми для достижения важных целей.
• Эффективно организуйте свою работу.

Факт

История тайм-менеджмента началась около 2000 лет назад. Римский мыслитель Луций Анней Сенека предложил делить время на:

• используется с пользой;
• с удовольствием;
• бесполезно и безрадостно.

Именно Сенека первым предложил записывать все необходимое на бумагу. Поэтому он проанализировал полезность дня и оценил, насколько он занят полезными и продуктивными делами.

Плюсы и минусы использования

Организация времени имеет много преимуществ, вытекающих из его эффективного использования. Это позволяет выполнять больше задач за меньшее время.

Однако такая система, кроме улучшения результатов, имеет и отрицательные стороны, к которым относятся:

• раздражительность и нервозность, которые могут возникнуть из-за сбоев в запланированном графике. Это ухудшает самочувствие и сильно влияет на психику.
• какие-то непредвиденные ситуации могут нарушить график, но человек продолжает следовать ему и справляться с задачами, в результате чего возникает новый оперативный поиск свободного времени;
• новый принцип «дня сурка», когда человек как бы все время живет одним и тем же днем. У него есть расписание на каждый день, которому он следует. Он смешивает ощущения и делает каждый новый день похожим на предыдущий;
• появление новой свободной щели заставляет человека заняться новыми задачами и делами. Это сопровождается перегрузкой от работы, повышением уровня утомляемости, что может перерасти в хронические проблемы и снизить состояние психики.

Приложения для управления временем

Эти приложения будут полезны для управления задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — это таймер Pomodoro и диспетчер задач одновременно.
• Trello — это персональная и командная канбан-доска.
• Лес — это таймер для вашего телефона: пока вы не прикасаетесь к смартфону, на экране растет дерево. Если вы разблокируете его в неподходящее время, дерево погибнет.
• Notion — это база данных для хранения и систематизации практически всей поступающей информации.
• Todoist — это планировщик, который можно настроить с помощью различных методов планирования, включая матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — это диспетчер задач, который может превращать электронные письма в задачи.

10 простых шагов в освоении теории тайм-менеджмента

Эти шаги составляют основу тайм-менеджмента. Приняв их в свою жизнь и научившись правильно их использовать, вы, наконец, оторветесь от земли и начнете торговать.

Шаг 1 — Принять решение

Здесь и сейчас вы должны принять решение и взять на себя ответственность за это решение. «Хочу похудеть» — почему? За что? Какая польза от этого? Какие методы вы будете использовать для этого? Вам это действительно нужно?

Шаг 2 — Приоритизируйте ежедневные дела

Расположите все свои задачи по степени важности, используя, например, метод ABCD.

А — очень важные дела, которые нужно сделать

Б — требует реализации, имеет краткосрочные и незначительные последствия

Б — хорошо бы так сделать, но последствий нет

G — вещи, которые можно и нужно делегировать

Д — неважные дела, если их вычеркнуть, то ничего не будет

Шаг 3 — Сложные задачи решайте обособленно

Умейте сосредоточиться только на одном деле и не отвлекаться, пока не завершите его. Это поможет сократить время на его выполнение на 80%. Именно сосредоточенность и концентрация помогут добиться высокой продуктивности и довести дело до конца.

Шаг 4 — Организуйте порядок во всём

рабочее место, предметы интерьера, мобильное устройство – все должно быть в порядке. Так вы сэкономите время на поиске того, что вам нужно.

Шаг 5 — Продуктивно используйте время

В дороге, в очереди или во время процедур — например, можно послушать аудиокниги или посмотреть полезные передачи.

Сотрудники Университета Южной Каролины пришли к выводу, что если слушать аудиопрограммы за рулем, можно получить образование, эквивалентное полноценному университетскому курсу.

Шаг 6 — Поддерживайте жизненный баланс

Важно количество времени, проведенного дома, и качество времени, проведенного на работе. Не забывайте, что мы работаем, чтобы обеспечить свою жизнь, свое здоровье, свою семью, а не работать.

Шаг 7 — Совершенствуйтесь в решении задач

Чем лучше вы научитесь справляться с базовыми задачами, а тем более если они будут ежедневными, тем меньше времени вы будете на них тратить.

Шаг 8 — Планируйте каждый день

Рекомендуется планировать каждый вечер. Так что наш мозг на подсознательном уровне уже во сне начнет обрабатывать и выполнять эти задачи.

Шаг 9 — Будьте максимально энергичным

Вы должны очистить все каналы, по которым бесполезно течет ваша энергия. Успешные люди обладают огромным запасом энергии и способны сохранять ее длительное время. Для этого помните три ключевых фактора: ПИТАНИЕ, ФИЗИЧЕСКАЯ АКТИВНОСТЬ, ОТДЫХ.

Шаг 10 — Обнуляйтесь каждый год

Раз в год останавливайтесь и пересматривайте все свои действия и цели. Ваши цели все еще актуальны для вас? Нравится ли вам то, что вы получаете на пути к достижению цели?

Виды

На сегодняшний день разработано большое количество различных подходов к использованию и управлению временем. Среди них можно выделить три основных вида:

• социальное. Распространяется на группу из нескольких человек. Такой тайм-менеджмент координирует отношения и тайм-менеджмент в коллективе или группе;
• профессиональный. Направлены на лучшее выполнение собственных рабочих задач, правильную организацию периодичности и задач в подразделении и т д;
• личный. Он направлен на правильную организацию собственного распорядка дня и личностное развитие личности.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Вечерняя подготовка подходит для тех, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Вигнала 1. Записывайте рабочие задачи и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы заранее понимаете свою нагрузку и распределяете задачи без утренней спешки. Вы можете подготовить план задач вечером, рабочую одежду или обед, если вы работаете вне дома.

План заданий на завтра можно сделать в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием дел «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вам не хочется ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Юлии Мюллер, профессора Лейпцигского университета, это дает человеку право передумать и повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его заставляют делать что-то, чего он совершенно не хочет 2, поэтому дальнейшая работа идет легче.

Социальная экономика Как справиться с прокрастинацией и суетой: пора прекратить подкастинг

3. Дедлайны

Установите четкие сроки выполнения работ. Четкие сроки побуждают вас работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи из Массачусетского технологического института обнаружили, что даже установленные сроки помогают начать работу. В то же время такие дедлайны работают хуже, чем внешние дедлайны, установленные руководителем или конкурсной комиссией. В личных случаях внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает каждое утро съедать «лягушку» 4 — сначала выполнять самую тяжелую и неудобную задачу. Утром мозг менее загружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудной задачей. После такого задания остальные покажутся незначительными, а силы у них еще будут.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Выполняйте небольшие задачи — на 1–2 минуты — сначала, по возможности, в один и тот же момент. Например, проверка почты и техники, подача заявок или раздача заданий. Это правило взято из метода «Getting Things Done» (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена 5.

6. Автофокус

Метод «Автофокус» подходит для людей, которые часто работают над задачами без дедлайна. Предыдущие два принципа обязывают выбирать причину, и это чувство долга ведет к отвержению. Автор метода Марк Форстер считает 6, что следует сначала выписать все случаи в единый список, а затем медленно читать его, пока не захочется остановиться на одной задаче. Размер задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если вам удалось выполнить задание сегодня, вычеркните его. Если это не сработало, переместите его в конец списка и прочитайте еще раз.

7. Сделайте это завтра

Марк Форстер, автор книги «Сделай это завтра», рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. Вы не можете добавить новую задачу в закрытый список, но можете добавить ее в список на следующий день. Такой подход помогает вам сосредоточиться на текущих проблемах и просто выполнять свою работу.

Форстер различает «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает вам в дальнейшем в бизнесе или профессии. Здесь вы будете в полной мере использовать свои навыки и знания. Почаще выходите из зоны комфорта, делая то, чего раньше не делали. Работа действительно сложная, эта работа может вызвать некоторое сопротивление.

Ловкость приходит, когда вы откладываете реальную работу на мелкие задачи. Деятельность не то же самое, что действие. Если работа кажется непосильной, но не кажется сложной, вероятно, она занята. Настоящая работа может быть тяжелой, но она не заставляет вас чувствовать себя «белкой в ​​колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может быть сложной из-за объема. Для его запуска следует разложить большую задачу на маленькие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит высокопарно и наталкивает на ответственность.

Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится легче: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей о точках анализа» → «изучить результаты» → «составить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» деталями и уже не кажется невыполнимой задачей.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальной собственности не работает. В 2009 году исследователи из Стэнфордского университета провели эксперимент. Они обнаружили, что когда человек одновременно занимается несколькими интеллектуальными делами, например читает и разговаривает по телефону, он хуже запоминает и содержание разговора, и то, что читал. При этом он не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над чем-то одним, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Это включает в себя методы таймера. Если у вас выработается привычка работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать более продуктивно, научитесь управлять ожиданиями, тренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника помидора. Метод Помодоро — это 25-минутная система Франческо Чирилло. «Помидор» — это период в 30 минут — 25 минут на работу и 5 минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, а затем возвращаетесь к работе. Каждое четвертое повторение – перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидором», потому что Франческо Чирилло изначально использовал небольшой кухонный таймер в форме помидора.

на аналогичном принципе построены метод 90 х 30 Тони Шварца и метод 52 х 17, возникший в результате исследований The Muse [10]. Первое значение — это время в минутах, которое вы должны выделить на работу, второе — время на перерыв.

Можно сказать, что это изменение сроков, но они сильно ограничивают время на саму работу. Обилие коротких перерывов помогает «опустошить мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если вы хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только рабочие интервалы, но и интервалы отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. По принципу в течение дня вы должны «закрыть» одну большую задачу, три задачи поменьше и пять маленьких. Подойдут такие задачи, как подготовка встречи с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма для домашних животных. Так что работа по дому не пропадает из поля зрения и включается в расчет собственной рабочей нагрузки.

Вариантом этого метода является «принцип трех вещей» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По словам Бейли, вам нужно выполнять три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день на выполнение грамматических упражнений на английском или подача заявки на стипендию, если ваша глобальная цель — учиться за границей.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, позволяющий распределить рабочую нагрузку между людьми и выполнить работу вовремя. Метод помогает увидеть нарастающий темп работы и ничего не забыть. Наряду со Scrum, канбан является одним из ключевых методов Agile-системы управления, который также необходимо внедрять с умом, чтобы не добиться обратного результата.

Классический канбан представляет собой таблицу с тремя колонками «Делать», «Выполняется» и «Готово». Но колонок может быть несколько, например, по количеству этапов в проекте или производстве, и их названия также могут быть изменены на усмотрение компании.

По умолчанию все дела заносятся в первую колонку на отдельной строке или на отдельной наклейке, карточке. Затем их перетаскивают от одного к другому, пока они не достигнут последнего столбца. Благодаря этому «перетаскиванию» вы можете легко отслеживать прогресс человека и всей команды.

экономика в образовании Что такое канбан и как не «похоронить» проект в Trello

13. Хронометраж

экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что планирование основано на понимании того, где время используется эффективно, а где нет. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Исправить. В течение нескольких недель каждый час-два записывайте выполненные задачи и время, затраченное на их выполнение. Вопросы могут быть опущены на две-три минуты. Цель сцены – фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найдите важное. По прошествии этих недель вы отмечаете в той же тетради, когда время было использовано, когда задание можно было выполнить быстрее, а когда время было потрачено впустую.
• планировать. Настройте свой график и рабочий процесс на основе вашей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и расстановки приоритетов, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине 20 века. Все текущие и будущие вопросы разбиты на четыре категории матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицу сложно использовать постоянно, но периодически возвращаться к ней можно, если вы завалены работой и домашними делами. Как это использовать.

Матрица Эйзенхауэра

• Важное и срочное дело. Это задачи со сроками. Например, выполнить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные электронные письма, забрать детей из школы. Если их не доделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — планировать. Это дела без срока, которые необходимы для вашего роста. Например, пойти в спортзал, выучить иностранный язык, посетить нетворкинг. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не проиграть.
• Неважное и срочное — делегируйте. Рутина, не требующая особых навыков. Например, размещение сообщений в блогах, приготовление пищи, отправка писем коллегам, сдача одежды в стирку. Эти задачи следует аккуратно и разумно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить время для важных и срочных дел.
• Неважное и несрочное — просто. Это виды деятельности, которые не приносят пользы на работе и не способствуют достижению цели. Например, просмотр социальных сетей, игра в видеоигры, просмотр телевизора. Такие дела отнимают много времени, поэтому их необходимо контролировать или вовсе отказаться от них.

  Читайте также: Карма что это такое простыми словами на понятных примерах, структура кармического импланта

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подходит для тех, кто хочет создать для себя идеальные будни. Доктор философии и клинический психолог Михаэль Бреус считает, что существует четыре хронотипа. У каждого свое идеальное время для пробуждения, максимальная продуктивность и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а ложиться спать следует не позднее 23 часов.
• «Львы». Они могут проснуться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, им лучше уйти на сторону до 22:30.
• «Волки». Утром вставать очень сложно, их время с 7:30 до 12, они эффективно работают до 20:00 и легко ложатся спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным характером сна, поэтому, даже если они встают между 6 и 10 часами, могут легко снова заснуть. Чтобы заснуть в полночь, они должны убрать все экраны за два часа до сна. Пик их активности приходится на период с 10 до 18 часов.

Бреус считает, что если вы адаптируете свой личный и рабочий график к собственным биоритмам, качество вашей жизни будет намного лучше. Вы также можете прочитать советы Германа Грефа, Павла Дурова и других руководителей бизнеса о том, как и когда работать и отдыхать.

Используйте дары цивилизации

Как правило, все мы используем разные программы для управления проектами и задачами в своей работе. Некоторым этого достаточно, особенно если есть возможность адаптировать инструмент под личное планирование (например, создать личную доску Trello).

Универсального инструмента в этом вопросе нет. Ниже приведены несколько вариантов. Возможно, они пригодятся и вам:

• Сосредоточьтесь на делах: Помидоры и задачи — iOS | Андроид
• Microsoft To-Do — iOS | Андроид
• GTasks — iOS | Андроид
• MyLifeOrganized — iOS | Андроид

И, наконец, я хотел бы добавить:

Не забывайте получать удовольствие! Когда я учился в университете, я разработал для себя систему вознаграждений. За каждые 2 часа работы над проектами или курсами меня угощали чем-нибудь сладким. Не всем нужно есть сладкое, особенно если вам нельзя сладкое или вы на диете 🙂 Смысл в том, чтобы получать маленькие удовольствия в течение дня. Когда есть время отдохнуть, заварите себе вкусный кофе, чай. Во время обеда прогуляйтесь, особенно если погода хорошая.

Если вы работаете удаленно, то можете попробовать время от времени менять рабочее место. Это может быть кафе, коворкинг, ваша дача и т.д. Иногда я даже просто меняю комнаты, это очень помогает и «освежает», так как ежедневно повторяющаяся картинка перед глазами плохо влияет на наше психологическое здоровье.

Неочевидные жизненные ситуации, в которых теряется слишком много времени + лайфхаки по их решению

Методы планирования Методы планирования

Все мы постоянно чем-то заняты. Даже если вы сейчас лежите на диване, вы чем-то заняты. Но не все виды деятельности, что вполне логично, одинаково «полезны» для нашей продуктивности.

Вот возможные «маленькие траты времени”:

• Утром встает слишком поздно.
• Отсутствие рутины и режима дня.
• Застрял на телефоне. Также мы включаем всевозможные игры в ВКонтакте и других социальных сетях.
• Для мужчин особенно важны длительные посещения туалета. Сидеть «думать» с одним и тем же смартфоном для многих свято.
• Бессмысленная болтовня на улице или по телефону.

Вы узнали себя? Согласитесь, потраченное время можно было бы использовать с большей пользой. Давайте подумаем, как мы можем начать действовать более продуктивно уже сейчас. Вот несколько советов, которые не потребуют от вас особых усилий:

• Постепенно выстраивайте режим сна. Поставьте себе установку, например: ложиться спать не позднее 23.00, вставать утром раньше 09.00. И постарайтесь не нарушать эти условия. Смотри, скоро режим вернется на круги своя.
• Отключайте гаджеты или хотя бы уведомления о сообщениях, когда вы заняты. Часто мы не замечаем, как отвлекаемся всего на одно сообщение, и в результате «прилипаем» к телефону на час.
• Если вам все же нужно ответить на сообщение, не ждите ответа, продолжайте действовать. Вселенная не рухнет оттого, что ваш собеседник ждет, скажем, 30 минут.
• Если вы тратите много времени на пустые телефонные разговоры, опять же переходите на переписку. А дальше — продолжайте, как описано в предыдущих пунктах.

Чтобы понять, сколько времени вы «тратите впустую», попробуйте включить таймер. Например: как обычно, вы идете в туалет с телефоном, включаете секундомер на компьютере. Друг звонит? Хочешь зайти во ВКонтакте, чтобы пересмотреть ленту? Одинаковый. Запишите время. Вы будете потрясены тем, сколько ваших ресурсов потрачено впустую!

Тайм-менеджмент: современный подход

Определение управления временем обычно вращается вокруг способности использовать его продуктивно и эффективно, особенно для работы, бизнеса и учебы. Однако современное видение считает, что тайм-менеджмент — не совсем точный термин. Вы все еще не можете контролировать время — время просто есть. Но вы можете контролировать себя, свое внимание и концентрацию.

Джули Моргенштерн, автор книги «Современный подход» и ведущий американский эксперт по продуктивности, утверждает, что нам нужно по-другому понимать тайм-менеджмент. «Я бы начала с изменения вашего восприятия времени», — говорит она. «Это неоднозначное понятие, и я учу людей думать о времени как о шкафе. Это ограниченное пространство, где мало что может поместиться. Как только вы визуализируете время, им становится намного легче управлять».

Нюансы

Популярные приемы и методы тайм-менеджмента:

• Принцип Парето. По его словам, 20% наших дел дают 80% результата, остальные 80% дел дают только 20% результата. Поэтому стоит решить, какие вопросы и задачи являются наиболее важными, и сосредоточиться на них.
• Закон Паркинсона. Работа уложится во все отведенные для нее сроки. Из этого закона следует важное правило тайм-менеджмента – установление сроков.
• «Система 25 минут». Выполняйте работу 25 минут, не отвлекаясь на посторонние факторы, затем сделайте 5-минутный перерыв. Затем повторите цикл еще несколько раз и отдохните 30 минут. Это помогает разбивать монотонную работу на части.

Что такое хорошие навыки тайм-менеджмента

Если смотреть на дни своей жизни как на ограниченное пространство, вроде чулана, то начинаешь понимать, что туда не все помещается. Даже если вы готовы работать по 12-16 часов в день, время все равно ограничено. И если вы попытаетесь выполнить 15-часовую работу за 12 часов, это тоже не сработает. Вы только разочаруетесь и снова почувствуете, что сделали недостаточно.

Помочь вам в полной мере понять, как эффективно управлять собственным временем в современной интерпретации помогут следующие советы.

Оценивайте время

Хороший навык тайм-менеджмента — это когда вы спрашиваете не только, что вам нужно сделать, но и сколько времени это займет. Задавайте себе этот вопрос для каждой задачи, каждого запроса или случая, и вы сможете решить, что идет в «чулан», а что нет.

Полезно добавить столбец длительности в список задач, чтобы вы могли визуализировать эту картину. Когда вы начнете считать не только количество задач, но и время, которое они займут, вы сможете управлять своими обязательствами и принимать более взвешенные решения.

Составляйте временные карты

Табель учета рабочего времени — это план вашей недели. Вы берете все 168 часов в неделю, каждые 24 часа в сутки и составляете расписание. Он определяет, когда вы просыпаетесь и когда ложитесь спать. Все, что находится между этими двумя точками, — это пространство, с которым вам нужно работать. Это «шкаф» на каждый день.

У менеджеров есть повторяющиеся встречи. Родители имеют раннее ежедневное воспитание и сбор детей в школу. У студентов и школьников есть расписание, которое известно заранее. Но шаблоны могут быть заданы не только внешними обстоятельствами, но и вами лично.

Вы можете решить, что в пятницу вечером всегда можно пообщаться с друзьями, а в субботу — заняться домашними делами. Самое главное — создать структуру, шаблон. Например, список дел на пятницу может содержать разные задачи и они могут меняться. Но вы, наверное, знаете, что вам нужно делать работу по дому каждую субботу с 18:00 до 21:00. Определенный распорядок действительно способствует повышению эффективности. Люди любят предсказуемость, и лучше организовать ее самостоятельно в меру.

Шаблоны также помогают выявить дисбаланс между работой и личной жизнью. Опять же, это похоже на шкаф. Если ваши джинсы находятся на верхней полке, свитера — на средней полке, а футболки — на нижней, легко определить, слишком ли много у вас вещей в гардеробе или слишком мало. Если все разбросано, вы не можете решить, хватит ли вам футболок на каждый день недели.

Это работает так же, как и для запланированного дня. Если вы сгруппируете похожие задачи вместе, вы будете работать более эффективно и сможете увидеть общую картину. Если одна категория монополизирует вашу жизнь за счет других, пора искать способы уменьшить ее влияние, чтобы освободить место для чего-то другого.

Маркетологи ежедневно получают огромный поток информации, которую сложно воспринять, проанализировать и использовать в своих целях. Поэтому различные способы заказа становятся все более популярными …

Почему техники тайм-менеджмента не работают

«Кажется, я все делаю правильно, правильно формулирую цели и расставляю приоритеты, но на этот раз твой менеджмент не работает.»

И такое тоже бывает, но это не повод расслабляться и опускать руки. Скорее всего, выбранный вами способ вам просто не подходит, ведь каждый человек индивидуален. И не все методы подходят для всех. Но каждый метод можно настроить.

Понаблюдайте за собой, что вас не устраивает?

Вам может быть сложно делать важные дела утром, так как ваша максимальная эффективность днем. Адаптируйте свою технику. Планируйте свой день так, чтобы «поедание лягушки» приходилось на вторую половину дня.

Или вы не понимаете как пользоваться матрицей Эйзенхауэра, тогда не стоит себя мучить. Таким образом, вы потратите больше времени на планирование. Используйте метод ABC и просто расставляйте приоритеты в своих ежедневных задачах.

Тайм-менеджмент не работает, если вы делаете что-то, что вам не нравится. Ведь людей, вдохновленных и увлеченных идеей или собственным делом, нельзя заставить выполнять задачу, связанную с их направлением. Другой вопрос, когда ты делаешь что-то, что тебе не нравится. В этом случае никакая техника тайм-менеджмента не сработает.

И еще одно. наберитесь терпения. Принципы тайм-менеджмента работают на будущее, а не на краткосрочную перспективу.

Главные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент опирается на три столпа: постановка целей, расстановка приоритетов и планирование. Давайте посмотрим, как каждый компонент способствует управлению нашим временем.

Целеполагание

Правильные цели могут сэкономить вам много времени в самом начале пути. Разберитесь с ними, иначе вы будете постоянно топтаться на месте.

У вас должны быть глобальные цели, которых вы хотите достичь, и промежуточные задачи для их достижения.

Например, вы решили начать изучение английского языка и через год перейти из начальной школы в среднюю. Вам нужно разбить эту цель на более мелкие задачи, с которыми вам будет проще и удобнее взаимодействовать. А именно: выучить 10 английских времен, набрать 2500 словарных слов, научиться правильно выражаться и понимать чужую речь.

Для постановки таких задач в тайм-менеджмент используется принцип SMART.

Исходя из этого принципа, вы должны проверить соответствие каждой задачи пяти критериям:

1. Конкретность (конкретность). В нем не должно быть общих расплывчатых формулировок типа «намного», «лучше», «больше». Все, что может быть выражено числовыми терминами, должно быть выражено в нем. Например, «выучить 500 новых слов» вместо «увеличить словарный запас”.
2. Измеримый. У вас должны быть четкие критерии, по которым вы понимаете, что выполнили задание. Опять же, вам помогут цифры и другие объективные показатели.
3. Достижимо. Задание должно быть реальным. Пример нереальной цели – похудеть на 30 кг за неделю.
4. Адекватность цели (актуальна). Нужно убедиться, что задача действительно приближает достижение глобальной цели. Например, цель «пройти курс повышения квалификации» соответствует цели «начать зарабатывать на 30% больше денег», а цель «начать заниматься в спортзале» — нет или очень косвенно.
5. Приурочен. Вы должны установить четкие временные рамки для выполнения каждой задачи. В противном случае они могут навсегда остаться нереализованными.

Расстановка приоритетов

Теперь, когда мы определились с конкретными целями, нам нужно научиться ранжировать их по степени важности. Целей может быть много: одни важнее, другие менее, а третьи совсем незначительные. Если делать их бессистемно, времени на что-то важное может просто не хватить.

Самый простой метод расстановки приоритетов на каждый день называется методом ABC. Суть в том, что вы ежедневно составляете список задач в порядке убывания их важности — от самых важных к самым второстепенным. И попробуйте сделать это в том же порядке. Так вы не пропустите ничего важного.

Первая задача в списке обычно самая сложная. Как бы ни был силен соблазн отложить это на потом, этого делать нельзя. У вас может просто не хватить на это сил после выполнения всех остальных заданий.

Если эта задача останется невыполненной, общий результат дня будет неудовлетворительным, даже когда все остальное будет сделано. Но если вы сделаете это первым, вы сразу же почувствуете себя свободными и энергичными, чтобы делать более мелкие дела.

Это правило было сформулировано Брайаном Трейси, автором бестселлеров по психологии успеха. Называется «Съешьте лягушку на завтрак». «Лягушка» в данном случае — самая трудоемкая и сложная задача на текущий день.

Метод АБВГД подходит не для всех случаев. Представьте, что у вас в доме прорвало трубу и вам нужно быстро устранить эту проблему. Даже если это дело не так важно с точки зрения ваших глобальных целей, откладывать на потом не получится.

Здесь вам на помощь может прийти матрица Эйзенхауэра, названная в честь президента США. С ним задачи ранжируются не только по важности, но и по срочности. В результате достигается 4 категории текущих задач:

1. Важное и срочное: то, что нужно сделать в первую очередь. К ним относятся горящие проекты на работе, экзамены, плановое и экстренное лечение.
2. Неважные и срочные: категория задач, которые не приближают вас к цели, но должны быть выполнены вовремя. Наш пример с трубой как раз отсюда. Лучше делегировать такие вопросы, когда это возможно.
3. Важные и несрочные: вещи, которые улучшат ваше будущее. Сюда входит обучение чему-то новому, саморазвитие, планирование.
4. Неважное и несрочное: праздная болтовня с друзьями, серфинг в Интернете, игра в компьютерные игры. Полностью вычеркивать эту категорию из своей жизни не стоит, просто не думайте об этом, пока не будут выполнены все дела из первых трех категорий.

Планирование

Понять цели и приоритеты. Теперь нам не составит труда научиться эффективно планировать. Для продуктивной жизни нужны как долгосрочные, так и ежедневные планы. Давайте сначала разберемся с долгосрочной перспективой.

Сегодня мы уже съели «лягушек», пришло время «слонов». «Слон» в тайм-менеджменте — это большая задача, которую невозможно выполнить за один раз. Они строят долгосрочные планы.

Например, сделать ремонт к Новому году, похудеть к лету, накопить на новую машину.

Что с ними делать? Очевидно, что «съесть слона» нужно не целиком, а по частям. Каждый день по чуть-чуть — и вскоре от него не останется мокрого пятна.

Давайте рассмотрим уже известный нам пример. Помните, как мы разделили нашу цель «достичь среднего английского за год» на несколько задач, одна из которых — «увеличить словарный запас до 2500 слов»? Давайте разобьем его на мелкие кусочки, чтобы он не казался нам таким страшным.

Наш текущий уровень — Elementary, что составляет около 1000 словарных слов. Это означает, что нам нужно выучить около 1500 слов (2500 минус 1000). Планируем делать это каждый день. Делим количество слов на количество дней в году — получается, что для выполнения задания нам нужно учить около 4 слов в день. Теперь можно смело добавлять этот пункт в наше ежедневное расписание.

С краткосрочными планами все намного проще. Помните, мы рассматривали матрицу Эйзенхауэра? Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей», рекомендует составлять ее перед началом каждой недели. По его мнению, 7 дней — идеальный срок для краткосрочного планирования. Распределите все задачи по дням недели в следующем порядке:

• важные и срочные;
• неважные и срочные;
• важные и несрочные;
• неважные и несрочные (если на них осталось время).

Выбирая время для каждой задачи, используйте уже известный нам метод «съесть лягушек”.

Главные мысли

Распространенные мифы о тайм-менеджменте

В нашей стране к тайм-менеджменту, как ко всему новому, до сих пор относятся настороженно. С одной стороны, людей отталкивает странное заморское название, а с другой – витающие вокруг него мифы и стереотипы. Я постараюсь убрать самые распространенные из них и убедить вас, что у этого явления одни плюсы.

Миф № 1. Все это чепуха – управлять временем невозможно

Время – объективная величина, поэтому человек реально не может на него повлиять. Но когда говорят о тайм-менеджменте, имеют в виду совсем другое. Правильнее было бы сказать «побаловать себя”.

Тайм-менеджмент не сделает вас пожирателем времени, он только научит вас успевать делать больше, чем вы привыкли. Большинство его приемов просты и доступны каждому. Поэтому не бойтесь громких и невероятных формулировок, за ними скрывается весьма безобидное содержание.

Миф № 2. Мне придется больше и усерднее работать

Методы тайм-менеджмента направлены не на увеличение объема работы, а на повышение эффективности деятельности. Это достигается за счет правильного планирования, расстановки приоритетов и устранения отвлекающих факторов, так называемых «пожирателей времени”.

Вам не придется изнурять себя работой и жертвовать личным временем. Скорее наоборот. Благодаря тайм-менеджменту у вас будет больше часов, которые вы сможете использовать по своему усмотрению.

Миф № 3. Тайм-менеджмент сделает из меня бездушную машину и лишит мою жизнь спонтанности

Представим двух человек — назовем их Вася и Петя. Вася живет в постоянном хаосе, ни на что не успевает и все время куда-то спешит. Из-за этого он делает большинство вещей неосознанно, как будто он «на автомате». У него нет времени отвлекаться на всякие мелочи вроде мыслей о закате или разговоре по душам с сыном, но он проводит более часа в день, сам того не подозревая, в социальных сетях и играть играть на телефоне.

Петя — совсем другое дело. Он привык планировать свои дела и строго придерживаться плана. У него достаточно самодисциплины, чтобы не отвлекаться во время работы над чем-то ненужным и бесполезным. Поэтому он никогда не спешит и каждую секунду своей жизни проживает осознанно. Он всегда находит время для семьи, ведь это один из главных приоритетов в его жизни.

Чья жизнь больше похожа на жизнь бездушной машины? Думаю, ответ очевиден. Не планирование и следование расписанию превращает нас в роботов, а отсутствие осознания и контакта с жизнью.

Методы тайм-менеджмента, с которых стоит начинать новичкам

Техники тайм-менеджмента для начинающих Техники тайм-менеджмента для начинающих

Прежде чем мы начнем планировать время, давайте разберемся в типах и принципах тайм-менеджмента.

Все наши, мои и ваши задачи делятся на четыре типа:

1. Не срочно и не важно.
2. Не срочно, но важно.
3. Срочно и важно.
4. Срочно и не важно.

Насколько нам известно, идея такой градации принадлежит 34-му президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Такая матрица помогает расставлять приоритеты просто, быстро и максимально эффективно.

Прямо сейчас возьмите блокнот и ручку и «раскидайте» свои задачи по степени важности. Особенно при планировании рабочего дня этот метод сразу поможет увидеть, какие дела действительно стоят вашего внимания и времени, а какие можно вычеркнуть или делегировать тому, кто в них заинтересован. Вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра в ЛЮБОЙ деятельности, даже если вы домохозяйка или первоклассница.

Как только вы решите, что это срочно, вы можете начать разбираться в методах тайм-менеджмента. Кому-то подходят одни, кому-то другие. Вот несколько самых простых и доступных, как раз для новичков:

• Календарь, будильник в смартфоне — посидите пару часов, как вы планируете свое время на несколько дней вперед. Установите напоминания. Так вы точно ничего не забудете, даже подсознательно запомните часть задач, и сможете примерно понять, сколько времени уходит на выполнение той или иной задачи.

Например, если говорить о тайм-менеджменте для женщин: отметьте в календаре все части ребенка, к которым вам нужно его отвести. Установите напоминание: за два часа и за час до начала занятия, а также до его окончания. Это поможет вам не только забыть о секциях, но и заранее подготовиться, чтобы потом не бегать по квартире в поисках небольшой, но важной вещи. То же самое работает с персональным обучением, образованием, саморазвитием и так далее

Или. Представьте ситуацию: вас попросили выполнить важное задание, например, встретить родственников в аэропорту. Ты кивнула головой и забыла об этом. Естественно, такое забвение запомнится надолго. Чтобы этого не произошло, также СРАЗУ, как только получите задание, добавьте его в календарь и установите уведомление на определенное время.

• Дневник. Да самый простой блокнот или планировщик с датами. Вы можете писать задачи и планировать время, записывая все от руки. Но вот важный момент — вы должны сделать это привычкой.
• Программа планировщик. Таких приложений много. Это может быть Todobit, TickTick, Any.do и другие.
• Часы «Помидор» — их много. Вы можете установить расширение в браузере, скачать программу на телефон. Для борьбы с прокрастинацией это один из лучших способов!